Compliance

Zentrale Aufgabe der Ombudsstelle ist die vertrauliche Entgegennahme von Hinweisen hinsichtlich Verstöße gegen das Hinweisgeber*innenschutzgesetz. Die Ombudsstelle ist selbstständig und unabhängig tätig und unterliegt keiner Auskunftspflicht gegenüber der Wien Holding GmbH sowie der mit ihr verbundenen Unternehmen.

Das Team, das unter der angegebenen Telefonnummer, Webseite bzw. E-Mail-Adresse erreichbar ist, besteht aus gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichteten Mitarbeiter*innen der O.P.P-Compliance GmbH mit Sitz in Wels.

Durch das Hinweisgeber*innenschutzgesetz ist geregelt, für welche Themenbereiche die Ombudsstelle kontaktiert werden kann. Diese sind (vereinfachte Darstellung):

• Öffentliches Auftragswesen
• Finanzdienstleistungen und -Märkte, Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
• Produktsicherheit und -konformität
• Verkehrssicherheit
• Umweltschutz
• Strahlenschutz und nukleare Sicherheit
• Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz
• öffentliche Gesundheit
• Verbraucherschutz
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
• Verhinderung und Ahndung von Straftaten (Bestechung, Amtsmissbrauch, etc)
• Rechtsverletzungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union
• Abgabenbetrug
• Schmuggel
• Abgabenbetrug und grenzüberschreitender Umsatzsteuerbetrug
• Förderungsmissbrauch

Die Mitarbeiter*innen der Ombudsstelle werden darauf hinweisen, dass dieses Thema nicht in den Bereich der Ombudsstelle fällt und allenfalls an eine andere Stelle verweisen.

Ja, die Ombudsstelle ist eine unabhängige Stelle. Im Rahmen ihrer Tätigkeit wird sie keine Weisungen der Wien Holding GmbH oder der mit ihr verbundenen Unternehmen erhalten oder annehmen.

Sämtliche Mitarbeiter*innen der Ombudsstelle unterliegen einer gesetzlichen Schweigepflicht, daher ist die Vertraulichkeit und die Inhalte der Kommunikation zwischen Hinweisgeber*innen und der Ombudsstelle zu jeder Zeit gewährleistet. Es ist möglich, die Ombudsstelle anonym zu kontaktieren bzw. Hinweise durch diese anonym an die Wien Holding GmbH oder an die betroffenen Konzernunternehmen übermitteln zu lassen.

Werden Verstöße gegen Bestimmungen der Verhaltensrichtlinie, gesetzliche Vorschriften, gegen sonstige Richtlinien und Regelungen erkannt, sollte umgehend eine Meldung an die jeweils zuständige Compliance Stelle des Unternehmens erfolgen. Es gibt jedoch Situationen in denen Mitarbeiter*innen oder sonstige dritte Personen diesen allgemeinen Beschwerdeweg nicht einschlagen können oder möchten. In diesen Fällen können sich Mitarbeiter*innen oder sonstige dritte Personen an die Ombudsstelle wenden.

Nein, die Kontaktaufnahme erfolgt in jedem Fall freiwillig.

Zuerst sollten Sie prüfen, ob Sie Ihren Hinweis über die Ombudsstelle geben können. Ein Hinweis sollte erst dann an eine externe Stelle gegeben werden, wenn die Behandlung des Hinweises im internen Hinweisgeber*innensystem nicht möglich oder dieser nicht zumutbar ist oder sich ein derartiger Hinweis als erfolglos oder aussichtslos erwiesen hat.
Als externe Stelle steht Ihnen die Meldestelle des Bundesamtes zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) unter https://www.bkms-system.net/BAK zur Verfügung.

Nein, die Ombudsstelle agiert als neutrale Person zwischen der Wien Holding GmbH sowie der mit ihr verbundenen Unternehmen und der Mitarbeiter*innen oder sonstigen dritten Personen. Mit der Kontaktaufnahme der Hinweisgeber*innen entsteht kein Mandatsverhältnis.

Ja, es fallen keinerlei Kosten an.

• Telefonisch von Montag bis Freitag von 8.00 Uhr bis 20.00 Uhr unter +43 7242 306677 810
• über das Online-Meldeformular unter www.meinhinweis.at/wienholdingkonzern oder
• per E-Mail an hinweis@meinhinweis.at

Der Hinweis wird im Regelfall durch eine Mitarbeiter*in der Ombudsstelle analysiert und in zusammengefasster Form anonymisiert an die Compliance Stelle des betroffenen Unternehmens weitergeleitet. Zur internen Prüfung wird die zuständige Compliance Stelle nur Personen involvieren, die zur Klärung des Sachverhalts zwingend erforderlich sind. Im Rahmen der Prüfung wird der eingegangene Hinweis überprüft, indem beispielsweise Unternehmensdaten ausgewertet oder beschuldigte Personen befragt werden. Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle (sofern Hinweisgeber*innen ihre Meldung nicht anonym abgegeben haben) an die Hinweisgeber*innen wenden.

Bei einem namentlichen Hinweis wird die Ombudsstelle die Identität der Hinweisgeber*in nur dann gegenüber dem betroffenen Unternehmen offenlegen, wenn dies die Hinweisgeber*in ausdrücklich möchte. In allen anderen Fällen wird die Identität der Hinweisgeber*in vertraulich behandelt.

Sämtliche Daten sind bei der Ombudsstelle geschützt. Unbeteiligte Dritte haben keinen Zugriff auf die von Ihnen übermittelten Daten. Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung eines Hinweises nicht benötigt werden, dürfen nicht erhoben werden bzw. sind unverzüglich zu löschen. Nähere Informationen finden sie in der Datenschutzerklärung auf der Website des Hinweisgeber*innensystems.

Falls die Hinweisgeber*in ihren Hinweis im guten Glauben abgegeben hat, sind keine negativen Konsequenzen zu befürchten. Bei wissentlich unrichtig gegebenen Hinweisen können rechtliche Schritte gegen die Hinweisgeber*in eingeleitet werden. Es drohen Verwaltungsstrafen bis zu EUR 20.000,00, im Wiederholungsfall bis zu EUR 40.000,00.

Ja, der allgemeingültige und bevorzugte Beschwerdeweg steht selbstverständlich weiterhin offen.

Ja, die Ombudsstelle wird neue Informationen zum Hinweis hinzufügen und diese bei der Prüfung des Sachverhaltes berücksichtigen.

Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle, soweit Kontaktdaten bekannt gegeben wurden, an die Hinweisgeber*in wenden.

Das Hinweisgeber*innensystem schützt Sie rechtlich, technisch und organisatorisch, wenn Sie anonym bleiben möchten.

Um Ihre Sicherheit weiter zu erhöhen, berücksichtigen Sie folgende Punkte:

• Wenn Sie anonym bleiben möchten, geben Sie keine persönlichen Daten, wie zum Beispiel Ihren Namen oder Ihr Verhältnis zu den Beteiligten an. Geben Sie auch keine Daten an, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen könnten.
• Bei einer telefonischen Meldung von Ihrem Mobiltelefon wählen Sie #31# 0660 104 21 55, dadurch wird Ihre eigene Rufnummer unterdrückt und nicht angezeigt.
• Achten Sie auf eine sichere Internetverbindung, dargestellt durch das Schloss-Symbol neben der Adresszeile.
• Rufen Sie nach Möglichkeit direkt den meinhinweis.at/wienholdingkonzern-Server auf, indem Sie von der Einführungsseite aus ein Lesezeichen setzen und dieses nutzen oder den Link https://meinhinweis.at/wienholdingkonzern/hinweis-geben/ aufrufen.
• Nutzen Sie nach Möglichkeit kein technisches Gerät wie PC, Laptop, Smartphone oder Telefon, das von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Insbesondere eine Intranetverbindung, das heißt eine Netzwerkverbindung aus dem Unternehmensnetzwerk oder WLAN könnte Ihre Anonymität gefährden.
• Verwenden Sie eine private E-Mail-Adresse, wenn Sie einen Hinweis per E-Mail abgeben möchten.

Dies ist von Hinweis zu Hinweis unterschiedlich und kann nicht pauschal gesagt werden. Bei andauernden Untersuchungen erhält die Hinweisgeber*in eine Zwischenmeldung und nach Abschluss der Untersuchungen eine Benachrichtigung, sofern der Hinweis nicht anonym erfolgt ist.
Die Hinweisgeber*in kann die Ombudsstelle jederzeit, auch anonym, unter Angabe des Unternehmens, Datums und Inhaltes der Meldung, sowie Nennung des im Onlineformulars selbst vergebenen Auskunftskennwortes kontaktieren und den genauen Status erfragen.